سیستم های حضور و غیاب

یکی از وظایفی که می‌تواند برای بسیاری از مدیران سازمان‌ها مشکل و زمان‌بر باشد، مدیریت حضور و غیاب کارمندان و پرسنل است.

مدیریت حضور و غیاب کارکنان و زمان ورود و خروج آن‌ها برای برقراری نظم در سازمان و همچنین محاسبه دقیق حقوق پرداختی بسیار مهم خواهد بود.

استفاده از روش‌های قدیمی حضور و غیاب تنها می‌تواند کار را مشکل‌تر و زمان‌برتر کند. یکی از بهترین راه‌حل‌های موجود استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب است. در ادامه به معرفی کاربرد، مزایا و مشخصه‌های بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب خواهیم پرداخت.

نرم‌افزار حضور و غیاب چیست و چه کاربردی دارد؟

یکی از ابزاری که امروزه میان مدیران سازمان‌ها محبوبیت بسیاری پیدا کرده است، نرم‌افزار  و دستگاه حضور و غیاب است. همان‌طور که ممکن است بدانید، حضور و غیاب کارمندان سازمان به روش دستی و به وسیله لیست‌های حضور و غیاب می‌تواند کاری بسیار زمان‌بر و طاقت‌فرسا باشد.

علاوه بر این، استفاده از روش‌های قدیمی درصد خطا را بسیار افزایش خواهد داد. اما امروزه دیگر مجبور به ثبت حضور و غیاب کارکنان به روش دستی نخواهید بود.

نرم‌افزار حضور و غیاب همان‌طور که از نامش پیداست، مسئولیت ثبت آمار مربوط به حضور و غیاب کارمندان را بر عهده دارد.

با استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب می‌توانید تمام آمار مربوط به زمان ورود و خروج کارمندان را در سیستم خود ذخیره کرده و در مواقع لازم از آن‌ها استفاده کنید. بسیاری از مدیران در سازمان‌های بزرگ استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب را به استفاده از روش‌های دستی حضور و غیاب ترجیح می‌دهند.

مزایای استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب

همان‌طور که گفتیم با استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب می‌توانید تمام آمار مربوط به ورود و خروج کارمندان را در سیستم خود ذخیره کنید.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب معمولا همراه با دستگاه‌های کنترل تردد هوشمند ارائه می‌شوند. به وسیله این دستگاه‌ها، کارمندان با ارائه یک کارت، رمز یا اثر انگشت زمان ورود و خروج خود را در دستگاه ثبت می‌کنند. دستگاه نیز اطلاعات مربوطه را در پایگاه داده ذخیره خواهد کرد.

پس از آن می‌توانید به وسیله نرم‌افزار حضور و غیاب تمام آمار ثبت شده را در سیستم یا حتی تلفن همراه خود مشاهده کنید.

برخی از مزایایی که با استفاده از بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب از آن‌ها بهره‌مند خواهید شد عبارت‌انداز:

1.افزایش انگیزه و راندمان کار پرسنل

استفاده از دستگاه و نرم‌افزار حضور و غیاب یکی از بهترین روش‌ها برای افزایش نظم و انگیزه کارمندان در محیط کار است.

زمانی که مدیران توجه خود را به ساعات ورود و خروج پرسنل نشان دهند،‌ کارمندان نیز سعی می‌کنند دقت بیش‌تری در این زمینه به خرج دهند. علاوه بر این، با استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب می‌توان زمان دقیق حضور کارمندان در محل کار را دریافت کرد که این اطلاعات تاثیری مستقیم بر روی میزان حقوق دریافتی تمام پرسنل خواهد گذاشت.

واضح است که با چنین روندی، کارمندان سازمان نیز انگیزه بیش‌تری برای انجام کار خود پیدا خواهند کرد.

2.راحت‌تر شدن روند حضور و غیاب

از دیگر مزایای استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب هوشمند، سهولت حضور و غیاب کارکنان است.

همان‌طور که پیش‌تر گفتیم حضور و غیاب با استفاده از روش‌های قدیمی دردسرهای مخصوص به خود را دارد. اما امروزه با استفاده از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب، می‌توان به راحتی، به سرعت و با دقت بیش‌تری روند حضور و غیاب را به انجام رساند.

با استفاده از این روش مدیران دیگر مجبور نخواهند بود که بخش قابل توجهی از زمان خود را به حضور و غیاب کارکنان اختصاص دهند.

3.گرفتن آمار حضور و غیاب کارمندان در هر زمان و هر مکان

یکی از مهم‌ترین دلایلی که بسیاری از مدیران را به استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب تشویق کرده است، قابلیت خروجی گرفتن از آمار داخل دستگاه در زمان دلخواه است.

با استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب می‌توانید در هر زمان که نیاز داشته باشید، آمار مربوط به تردد کارمندان سازمان را دریافت کنید. علاوه بر این، اگر نسخه اندروید یا آی او اس نرم‌افزار را هم نصب کنید، می‌توانید آمار را حتی در تلفن همراه خود نیز به راحتی مشاهده کنید.

4.ذخیره شدن تمام آمار مربوط به حضور و غیاب کارکنان

از جمله قابلیت‌های بسیار مهم نرم‌افزارهای حضور و غیاب که مزیت مهمی نیز برای آن‌ها به شمار می‌آید،‌ ذخیره شدن تمام اطلاعات ورود و خروج کارمندان برای مدت طولانی در سیستم است.

بدین وسیله،‌ می‌توانید تمام آمار مربوط به حضور و غیاب تمام پرسنل سازمان را به صورت طولانی مدت در حافظه نرم‌افزار نگه دارید تا اگر در آینده نیز به آن‌ها نیاز داشتید،‌ بتوانید دوباره به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

در حالی که با استفاده از روش‌های قدیمی مجبور خواهید بود که برگه‌ها و لیست‌های مربوط به حضور و غیاب پرسنل را بایگانی کنید؛‌ که در این صورت برای یافتن اطلاعات مورد نظر خود ناچار به سپری کردن زمان نسبتا زیادی خواهید بود.

5.استفاده از اطلاعات حضور کارمندان به منظور محاسبه حقوق پرداختی

یکی از مهم‌ترین دلایلی که مدیران را به استفاده از دستگاه‌ها و نرم‌افزارهای حضور و غیاب هوشمند تشویق می‌کند، امکان محاسبه سریع حقوق دریافتی بر اساس ساعات کاری هر یک از کارمندان است.

با استفاده از بسیاری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب قادر خواهید بود که حقوق پرسنل سازمان را با توجه به ساعات حضور آن‌ها در شرکت محاسبه کنید؛ برای این کار می‌توانید نرم‌افزار را به راحتی به نرم‌افزارهای مربوط به محاسبه حقوق متصل کنید.

البته برخی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب خود نیز قابلیت تغییر در میزان حقوق بر اساس ساعات حضور را دارند که با اعمال تنظیمات دلخواه می‌توانید از این قابلیت استفاده کنید.

به طور خلاصه

با استفاده از بهترین نرم‌ افزار حضور و غیاب و متصل کردن آن‌ به یک دستگاه کنترل تردد، می‌توانید به سرعت و دقت، تمام زمان‌های مربوط به ورود و خروج کارمندان را برای خود ذخیره کرده و در زمان نیاز به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

از دیگر مزایای استفاده از بهترین نرم‌افزار حضور و غیاب،‌ استفاده از این نرم‌افزار برای محاسبه حقوق پرداختی بر اساس زمان حضور هر یک از کارکنان است.